Anleitung | Aktivierung Journaling

Frage oder Herausforderung

Wie aktiviere oder repariere ich die Journaling-Funktion für die Managed E-Mail-Archivierung?

Lösung oder Antwort

Einleitung

Journaling ist eine technische Grundvoraussetzung, um E-Mails GoBD konform zu archivieren. Hierbei werden alle ein- und ausgehenden E-Mails direkt dupliziert und an das hinterlegte Journaling-Postfach übertragen.

Wie aktiviere ich mein Journaling-Postfach?

Zu jeder Kunden-Instanz kann im Dashboard ein Journaling-Postfach aktiviert werden. Klicke einfach auf den entsprechenden Button “Neues Journaling Postfach erstellen” während du in der jeweiligen Kundeninstanz in der E-Mailarchivierung bist.

Mit einem Klick auf diesen Button übernehmen wir folgende Aufgaben für dich im Hintergrund:

Erstellung eines kundenspezifischen Journaling-Postfaches mit 1 GB Speicherplatz
Konfiguration des Postfaches
Konfiguration des Archivierungs-Profil des Kunden im Hersteller-Dashboard
(Achte darauf das du unten den Haken setzen musst bei “Profile anderer Benutzer anzeigen” um das Journaling Archivierungsprofil zu sehen)

Du musst nur noch die E-Mail-Adresse im Exchange Online zum Journaling hinzufügen. (Anleitung: https://synaxon.atlassian.net/wiki/spaces/SMST/pages/101711875 )

Die Limitierung des Postfachs auf 1 GB Speicherplatz stellt kein Problem dar, weil das Archivierungs-Profil alle 5 Minuten die E-Mails abruft. Nach der Archivierung werden die E-Mails aus dem Postfach bereinigt.

Dementsprechend steht 1 GB E-Mail-Volumen pro 5 Minuten zur Verfügung.

Wie repariere ich mein Journaling-Postfach?

Es kann vorkommen, dass die Grundeinstellungen im Hersteller-Dashboard verändert worden sind. Das führt bspw. dazu, dass das Journaling-Postfach nicht geleert wird. Klicke einfach auf den Button “Journaling erneut einrichten” und wir korrigieren alles für dich.

Die Mailadresse des Journalig-Postfachs bleibt dabei gleich, sodass du diese nicht neu eintragen musst.

Weitere Informationen

Ausführliche Informationen zum Thema Journaling findest du hier: https://synaxon.atlassian.net/wiki/spaces/SMST/pages/53117073