Anleitung | E-Mails exportieren
Frage oder Herausforderung
Wie kann ich E-Mails aus einer Instanz exportieren?
Lösung oder Antwort
Wir empfehlen den Export per EML.
Um einen sauberen Datenstand sicherzustellen, sollten alle aktiven Archivierungsprofile gestoppt werden.
Bitte vergiss nicht, in der Übersicht der Archivierungsprofile den Haken unten bei “Alle Profile anzeigen” zu setzen, um tatsächlich alle Archvierungs-Jobs zu stoppen
Falls das SYNAXON-Journaling eingesetzt wird, muss vorher unbedingt im M365-Tenant des Kunden die Journaling-Adresse entfernt werden.
Ansonsten können hier Journaling-Mails unwiederbringlich verloren gehen.
Dann muss der Admin-Benutzer Zugriff auf das gesamte Archiv erlangen, um beliebige oder alle Nutzer zu exportieren.
Dafür unter dem Punkt “Verwaltung”-->”Compliance”-->”Compliance Allgemein” die Blockierung aufheben.
Es empfiehlt sich, zur besseren Nachvollziehbarkeit eine Begründung in das Textfeld zu schreiben. Alle Aktionen dieser Art werden im Audit-Log gespeichert.
Jetzt können über den Menüpunkt “E-Mails exportieren“ E-Mails exportiert werden.
“E-Mail-Dateien”-->”Verzeichnis (Dateisystem)” auswählen
“EML-Dateien” auswählen, dann den zu exportierenden Ordner
einen Zielordner auf dem lokalen System bestimmen
eventuell vorher über den Menüpunkt “Archive“ (Haken unten bei “Statistik anzeigen” setzen) und überprüfen, wie viel freier Speicherplatz benötigt wird
Wir empfehlen das Beibehalten der Ordnerstruktur, sowie den signierten Export
der signierte Export setzt vorraus, dass in einen komplett leeren Ordner exportiert wird
Haken gesetzt lassen, über “Fertigstellen” den Export starten
Sobald der Export erfolgreich durchgeführt wurde, kann die Instanz in der Mailapp gelöscht werden.
Alternativ zum EML-Format können E-Mails auch im Microsoft-eigenen MSG-Format erfolgen.
Falls Outlook eingesetzt wird, kann statt dem Export der EML-Dateien natürlich auch ein Export direkt in eine PST-Datei erfolgen. Hierzu muss auf dem Zielsystem Outlook installiert sein.
Hier ist Vorsicht geboten, falls die zu erstellende PST-Datei das Limit von 50GB übersteigen könnte. Über den Menüpunkt “Archive” kann man sich durch Setzen des Hakens bei “Statistik anzeigen” die Gesamtgröße einzelner Postfächer anzeigen lassen.
Die Gesamtgröße dort referenziert auf einen Export im EML-Format. Eine entsprechende PST-Datei wird etwas kleiner ausfallen, da Outlook ein komprimiertes Mailformat einsetzt.
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