Information | Archivierung mit Journaling (M365)

Frage oder Herausforderung

Wie funktioniert die Archivierung per Journaling bei der Managed E-Mail-Archivierung mit Microsoft 365?

Lösung oder Antwort

Die Integration mit einem M365 findet auf drei unabhängigen Ebenen statt.

Synchronisierung mit einem Verzeichnisdienst
Transport der E-Mails per Journaling
Synchronisierung des Postfachs / der Ordner-Struktur

Synchronisierung mit dem Verzeichnisdienst

Damit Benutzer nicht manuell und über mehrere Produkte verwaltet werden müssen, gibt es die Möglichkeit, (aktive) Benutzer direkt in die E-Mail-Archivierung zu synchronisieren. Zusätzlich findet die Authentifizierung am E-Mail-Archiv extern statt.

Somit hat man bei der Einrichtung des Verzeichnisdienstes zwei Vorteile. Benutzer werden automatisch synchronisiert und Benutzer melden sich regulär mit Ihrem Microsoft-Konto an.

Archivierung per Journaling

Das Journaling ist eine technische Grundvoraussetzung, E-Mails auf Mailserver-Ebene GoBD konform zu archivieren. Hierbei werden passierende E-Mails auf dem Exchange Online dupliziert und an das hinterlegte Journaling-Postfach übertragen.

Der Grund für den Einsatz ist relativ einfach. Hierbei haben Benutzer keine Möglichkeit, E-Mails “rechtzeitig” vor der Archivierung aus dem Postfach zu löschen. Damit ist nach GoBD die Vollständigkeit der E-Mails gewährleistet.

Da alle E-Mails aller Benutzer in das selbe Postfach übertragen werden und die Journaling-Regel außerhalb von Benutzer-Postfächern arbeitet, geht bei diesem technischen Mittel die Ordner-Struktur des Benutzers verloren.

Wie finden E-Mails das korrekte Benutzer-Archiv?

Die E-Mails enthalten “Header”, welche Absender und Empfänger bestimmen. Anhand der E-Mail-Adressen, kann die Archivierung feststellen, zu welchem Benutzer welche E-Mails gehören. Das bedeutet, dass die Mailstore-Benutzer alle Ihre eigenen E-Mail-Adressen hinterlegt haben müssen.

Das stellt kein Problem dar, wenn man ein Verzeichnisdienst einsetzt. Hierbei werden automatisch die zugeordneten E-Mail-Adressen des Benutzers synchronisiert.

Warum läuft das Journaling-Postfach nicht voll?

Wenn man sich vorstellt, dass alle E-Mails aller Benutzer in ein und das selbe Postfach zusammenlaufen, würde man meinen, dass das Postfach schnell voll läuft.

Zum Glück stellt das Journaling-Postfach nur ein Transport-Weg zur Verfügung. Das bedeutet, dass alle E-Mails nach der Archivierung aus diesem Postfach gelöscht werden. Die E-Mails im Benutzer-Postfach bleiben natürlich erhalten.

Was gibt es beim Journaling-Postfach zu beachten?

Microsoft hat im M365 die Einschränkung, dass das Journaling-Postfach außerhalb der Domain liegen muss. Somit kann im selben Kunden-Tenant kein Journaling-Postfach angelegt werden.

Außerdem muss man die Umsetzung des Journalings beachten. Dadurch, dass der Mailserver eine exakte Kopie der E-Mail weiterleitet, würden SPF-Regeln die Kommunikation stören. Auch Microsoft darf nicht im Namen jeder Domain E-Mails verschicken. Korrekt konfigurierte E-Mail-Server würden diese E-Mails konsequent ablehnen.

Auch bei eigen betriebenen Journaling-Postfächern ist Vorsicht geboten. Eine Spam-Erkennung kann ebenfalls zu unvollständigen Archiven führen. Zusätzlich muss sichergestellt sein, dass auch große E-Mails (mit Anhang) nicht abgelehnt werden. Das Thema Rate-Limiting spielt ebenfalls eine Rolle. Rund-Mails können schnell dazu führen, dass das Limit überschritten wird.

Wo erhalte ich ein Journaling-Postfach?

Zu der Kunden-Instanz kann im Web-Dashboard direkt ein Journaling-Postfach aktiviert werden. Im Hintergrund wird automatisch ein Postfach erstellt und konfiguriert. Selbst das Archivierungs-Profil wird automatisch im Kunden konfiguriert. Somit musst Du nur noch die E-Mail-Adresse im Exchange Online zum Journaling hinzufügen. Hierfür stellen wir eine separate Anleitung zur Verfügung.

Der große Vorteil: Dieses Journaling-System ist exakt für diesen Einsatzzweck optimiert und lässt sich mit einem Klick aktivieren. Du musst Dir keine Gedanken machen, ob der Kunde “zu groß” ist oder ob dein System dem “stand hält”.

Synchronisierung des Postfachs / der Ordner-Struktur

Auch wenn dieser Teil optional ist, kann es den Nutzern die Arbeit mit dem Archiv erleichtern. Wie bereits erwähnt, geht über das Journaling die Ordner-Struktur verloren. Mit dem M365-Sync kann dieser Teil nachgeholt werden. Somit werden die E-Mails per Journaling nach GoBD archiviert und mittels M365-Sync kann die Ordner-Struktur nachgezogen werden.

Achtung: Dieser Sync prüft in jedem Lauf alle E-Mails in den Benutzer-Postfächern. Es ist vorteilhaft, wenn dieser Sync zum Beispiel nur einmal in der Stunde ausgeführt wird.

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