Information | Rechtskonforme E-Mail-Archivierung
- Sven Reckenthäler
- Elisa Draht
- Martin Feilke
Frage oder Herausforderung
Muss ich zur rechtskonformen E-Mail-Archivierung nach GoBD alle E-Mail-Konten einer Domain sichern?
Lösung oder Antwort
Für die Rechtskonformität musst du nur die Postfächer archivieren, die geschäftsrelevante und steuerrechtliche E-Mails versenden ODER empfangen.
Information
Die E-Mail-Archivierung hat noch weitere sinnvolle Zwecke, als nur die rechtskonforme Sicherung. Aus diesem Grund empfehlen wir immer, alle E-Mail-Konten zu sichern.
Journaling
Rechtssicher nach GoBD bedeutet revisionssicher und manipulationssicher zu archivieren. Damit das gewährleistet werden kann ist ein Journaling-Postfach notwendig.
Archivierungsdauer
Für die Archivierungsdauer ist GoBD und DSGVO gleichermaßen zu Rate zu ziehen. Während man bestimmte (Lohn-)Steuerrechtliche Dokumente 7-30 Jahre aufbewahren muss, ist die Zweckmäßigkeit zur Aufbewahrung von Bewerbungen bpsw. regelmäßig nach 6 Monaten erreicht. Eine pauschale Auskunft kann daher an dieser Stelle nicht gegeben werden.
Best Practice Empfehlung
Sollte ein Kunde bestimmte Postfächer nicht archivieren lassen wollen, lass dir bitte schriftlich bestätigen, dass über diese Postfächer ausdrücklich keine geschäftsrelevanten und steuerrechtlichen E-Mails nach GoBD versandt und empfangen werden. Zusätzlich solltest du dich ausdrücklich von der Haftung befreien lassen.
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