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Zuerst muss der Admin-Benutzer Zugriff auf das gesamte Archiv erlangen, um beliebige oder alle Nutzer zu exportieren.
Dafür unter dem Punkt “Verwaltung”-->”Compliance”-->”Compliance Allgemein” die Blockierung aufheben.
Es empfiehlt sich, zur besseren Nachvollziehbarkeit eine Begründung in das Textfeld zu schreiben. Alle Aktionen dieser Art werden im Audit-Log gespeichert.
Jetzt können über den Menüpunkt “E-Mails exportieren“ E-Mails exportiert werden.
“E-Mail-Dateien”-->”Verzeichnis (Dateisystem)” auswählen
“EML-Dateien” auswählen, dann den zu exportierenden Ordner
einen Zielordner auf dem lokalen System bestimmen
eventuell vorher über den Menüpunkt “Archive“ (Haken unten bei “Statistik anzeigen” setzen) überprüfen, wie viel freier Speicherplatz benötigt wird
Wir empfehlen das Beibehalten der Ordnerstruktur, sowie den signierten Export
der signierte Export setzt vorraus, dass in einen komplett leeren Ordner exportiert wird
Haken gesetzt lassen, über “Fertigstellen” den Export starten
Alternativ zum EML-Format können E-Mails auch im Microsoft-eigenen MSG-Format erfolgen.
Falls Outlook eingesetzt wird, kann statt dem Export der EML-Dateien natürlich auch ein Export per direkt in eine PST-Datei erfolgen.
Hier ist Vorsicht geboten, falls die zu erstellende PST-Datei das Limit von 50GB übersteigen könnte. Über den Menüpunkt “Archive” kann man sich durch Setzen des Hakens bei “Statistik anzeigen” die Gesamtgröße einzelner Postfächer anzeigen lassen.
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