Frage oder Herausforderung
Für die Erfüllung der GoBD muss die Vollständigkeit der E-Mail-Archive gewährleistet sein. Hierfür wird ein technisches Prinzip names “Journaling” eingesetzt. Journaling ist ein Prozess, bei dem Kopien aller ein- und ausgehenden E-Mails eines Unternehmens erstellt und in einem separaten Archiv / Postfach gespeichert werden. Dieser Prozess findet auf Mailserver-Ebene statt. 
Lösung oder Antwort
Prinzipiell sind alle Mailserver geeignet, die über Einstellungen oder Verarbeitungsregeln alle eingehenden und ausgehenden E-Mails vollständig duplizieren und weitertransportieren können. Hierbei ist wichtig, dass dieser Vorgang nicht auf Endgerät-Ebene passieren darf.
Eine Liste der uns bekannten E-Mail-Systeme, die eine Journaling-Funktion unterstützen.
Microsoft Exchange Server
Microsoft 365 (Exchange Online)
Google Workspace
Postfix-basierende Mailserver
IBM Notes
Kerio Connect
Zimbra Collaboration Suite
SmarterMail
MDaemon
IceWarp
Je nach Mailserver, kann die Funktion auch “Kopie-Postfach” oder “Multi-Drop-Postfach” genannt werden.
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