Best Practice | Checkliste für Kundeninstanzen

Frage oder Herausforderung

Ich möchte überprüfen, ob meine Kundeninstanz aktuell erfolgreich archiviert, und auch sonst sauber konfiguriert ist.

Anhand von dieser Checkliste kannst du die wichtigsten Punkte überprüfen.

Bitte beachte, dass es sich hier um allgemeine Hinweise handelt. Je nach Konfiguration sind eventuell nicht alle Punkte zutreffend.

Für die meisten Punkte musst du dich mit dem jeweiligen Instanz-Admin im MailStore-Client anmelden.
Den Client bekommst du hier.

Existieren Meldungen auf der Startseite unter "Nachrichten"?
Laufen meine Archivierungs-Jobs?
- Entweder automatisch, oder durch einen fest terminierten Job im Verwaltungsbereich gesteuert
- Gibt es Fehlermeldungen bei der Ausführung?
Habe ich in jeder Kundeninstanz einen Bericht aktiviert, der mich per E-Mail zu eventuellen Fehlern benachrichtigt?
- Dieser kann im Verwaltungsbereich erstellt werden
- Einen ersten Überblick bekommst du auch im Marketplace Dashboard
Habe ich pro Kunde eine Dokumentation, wie genau die Archivierung konfiguriert wurde?
- Ist dort aufgeführt, dass ich bei gewissen Änderungen beim Kunden (neuer Mitarbeiter/ausgeschiedener Mitarbeiter, neue Mailbox/geteilte Postfächer, Passwortänderungen der Mailbox) auch die E-Mail-Archivierung anpassen muss?
Existieren Archive von ausgeschiedenen Benutzern?
- Kann ich diese eventuell zusammenlegen?
Habe ich Aufbewahrungsrichtlinien eingerichtet, z.B. um gewissen Anforderungen aus der DSGVO zu entsprechen?

Ist das Zertifikat für meine App-Registrierung im M365 noch aktuell?
- Bei älteren Instanzen (Anlage vor Ende 2025) empfiehlt es sich, das Zertifikat jetzt schon zu aktualisieren.
Wird aktiv und automatisch mit dem Verzeichnisdienst synchronisiert?
- In den Archivierungs-Jobs für M365 oder Journaling kann diese Funktion aktiviert werden.
  Die Synchronisation kann aber auch unabhängig davon eingerichtet werden.
Habe ich Journaling aktiv im Einsatz?
Synchronisiere ich alle benötigten Benutzer/Postfächer/Gruppen?
- Werden im M365 deaktivierte oder entfernte Benutzer/Postfächer automatisch im Mailarchiv gelöscht?

Das Löschen von Benutzern im Mailarchiv entfernt nur den Benutzer an sich.

Die archivierten E-Mails bleiben selbstverständlich erhalten!

Wird mein Journaling-Postfach erfolgreich abgeholt?
- Falls du unser Journaling einsetzt, kannst du dir im Marketplace Dashboard bei dem jeweiligen Kunden den Füllstand des Journaling-Postfachs angucken.
  Die Daten werden in der Regel einmal pro Stunde aktualisiert.
Habe ich die E-Mail-Adresse für unzustellbare Journalberichte im Blick?
- Im Falle von NDR-Nachrichten dort kannst du unserer Anleitung folgen
Befinden sich E-Mails im Journaling-Postfach, die mein Archivierungs-Job nicht abholt?
Archiviere ich auch “E-Mails mit unbekannten Adressen”?
- Wird diese Funktion deaktiviert, kann dies dazu führen, dass das Journaling-Postfach vollläuft!