Information | Werden extern verlinkte Bilder bei der E-Mail-Archivierung mit archiviert oder nur der Link gespeichert?

Frage oder Herausforderung

Wenn in einer E-Mail ein Bild nicht als Anhang eingebettet, sondern nur per URL (externer Link) eingebunden ist (z. B. <img src="https://…">),
wird bei der E-Mail-Archivierung das Bild selbst archiviert oder nur der Link?

Hat das Auswirkungen auf die Größe der archivierten E-Mail und die Darstellbarkeit zu einem späteren Zeitpunkt?

Lösung oder Antwort

Bei der Managed E-Mail-Archivierung (MailStore) wird immer nur das archiviert, was technisch Bestandteil der E-Mail ist.

🔹 Extern verlinkte Bilder

Ist ein Bild nur per URL verlinkt (z. B. aus einer externen Webquelle):

✅ Archiviert wird nur der Link (URL)
❌ Das Bild selbst wird nicht in das Archiv übernommen
📦 Kein zusätzlicher Speicherverbrauch im Archiv durch das Bild

Wichtig:
Das Archiv enthält keine Kopie des Bildes, sondern lediglich die Referenz darauf.

🔹 Eingebettete Bilder / Anhänge

Ist das Bild:

als Inline-Bild eingebettet (Base64 / MIME)
oder als klassischer Anhang enthalten

dann gilt:

✅ Das Bild wird vollständig mit archiviert
📦 Das Bild erhöht die Größe der archivierten E-Mail entsprechend
🔒 Die Darstellung ist unabhängig von externen Quellen jederzeit reproduzierbar

🔹 Auswirkungen auf spätere Darstellung

Bei extern verlinkten Bildern gilt zusätzlich:

⚠️ Wird das Bild auf dem externen Server gelöscht oder geändert,
kann es im Archiv später nicht mehr angezeigt werden
📄 Die E-Mail selbst bleibt archiviert, aber ohne Bildinhalt
✅ Das Archiv bildet damit den originalen technischen Zustand der E-Mail ab

🔹 Zusammenfassung

Szenario	Archivierter Inhalt	Speicherverbrauch

Szenario	Archivierter Inhalt	Speicherverbrauch
Bild per URL verlinkt	Nur Link	Kein zusätzlicher Speicher
Bild eingebettet / Anhang	Bilddatei vollständig	Entsprechend der Bildgröße

🔹 Hinweis zur Compliance

Die E-Mail-Archivierung speichert keine externen Inhalte nach, sondern archiviert ausschließlich den tatsächlichen E-Mail-Inhalt.
Das entspricht dem Grundsatz der unveränderten, revisionssicheren Archivierung.

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